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| Fonte: Getty Images |
Quem gosta de participar de reuniões? Reuniões em sua grande
maioria das vezes são enfadonhas e cansativas. E para piorar a situação não
obtemos o resultado almejado com elas, principalmente se são feitas sem um
planejamento prévio e organização.
Você que lidera reuniões, é responsável por gerenciar uma equipe
e quer obter resultados efetivos com reuniões, importante seguir regrinhas
básicas e funcionais:
1. Esteja preparado para gerir a reunião – uma reunião
é como uma orquestra, precisa do seu regente. E se você não estiver preparado
para monitorá-la, ou melhor é não fazê-la para não ter maiores problemas;
2. Importante fazer uma pauta para essa reunião e
principalmente, após a descrição da pauta veja quem realmente interessa para
participar dessa reunião, jamais convoque para uma reunião quem não tem nada a
ver com a pauta;
3. Defina o local e horário mais apropriado para se
fazer a reunião. Não exponha os assuntos em uma sala cheia de pessoas que não
vão fazer parte da reunião, isso pode constranger e impedir soluções que podem
surgir. O horário é outro ponto importante. O melhor horário será definido por
você, mas desde que seja dentro do expediente usando o bom censo. Não agende
após o almoço, após o horário normal de serviço ou então logo que inicia o
expediente;
4.
Agende com antecedência – comunique os participantes
e a pauta da reunião com uma antecedência mínima de 24h. Evite que os participantes
sejam pegos de surpresa para uma reunião. É sempre mais educado e gera menos
conflitos, quando os participantes são avisados e sabem o que será discutido na
reunião agendada;
5. Após convocação jamais cancele a reunião ou gere
atrasos para o inicio isso leva a incredibilidade, seja responsável e respeite
os seus liderados. É claro que imprevisto sempre acontecem, mas não faça da exceção
a regra!
6.
Importante salientar que todo o tomador de
decisões (alta diretoria, encarregados, gerentes, etc) da pauta da reunião
precisam estar presentes, senão não há motivos de se fazer a reunião;
7. Uma reunião planejada e organizada pode durar
até 60 minutos, desde que haja EVOLUÇÃO das idéias e propostas de ações, caso
contrário não deixe passar de 30minutos;
8. Faça a ata de reunião na hora, nunca deixe para
depois, pode criar desconfiança se enviada posteriormente ou então até mesmo
não ser enviada com o acumulo de atividades. Leia a ata e deixe em aberto para
que os participantes façam as colocações necessárias. Imprima e que todos
assinem.
O importante é saber que qualquer reunião TEM QUE SER
PRODUTIVA obter RESULTADOS se for diferente melhor não fazer.
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