Em pesquisas notei que o GTD
é abordado por vários escritores como uma técnica assertiva de organização. E
como gosto muito do tema e preciso para ser feliz, comecei a estudar mais sobre
o assunto.
Observei que vários blogs
sobre organização tem como base o GTD de David Allen, que é "o cara".
Fiz um compilado montei um arquivo de estudos que poderá ajudar também a
muitos. Quero desde já ressaltar que aqui não tem nada criado por mim, e sim
objetos de pesquisa de vários artigos.
David Allen criou o método
“GTD” (abreviação de “Getting Things Done”) que é uma metodologia de
organização e produtividade pessoal. A metodologia defende tornar a vida mais
eficaz e de uma forma leve, ou seja, sem stress.
David Allen escreveu sobre a
técnica no livro chamado “A arte de fazer acontecer”. Não somente para um
aprofundamento maior sobre a metodologia, mas também para que possa ser
proveitoso para cada perfil.
Para saber um pouco mais
sobre o assunto vale a leitura clique aqui
A todo o momento estamos
recebendo tarefas/ atividades, por delegação de supervisão (no trabalho), por
atividades domiciliares, pessoais e por aí vão. Sejam por meios virtuais
(e-mails/listas de tarefas) ou físicos (bloco de anotações/agendas). Temos que
saber processá-los. Isso processamento é a palavra de ordem. O importante é
definir se é algo executável ou não. Se a resposta for negativa ela terá apenas
um caminho dos três citados:
1. Lixo/ Destralha
2. Arquivo Morto – para quem
sabe algum dia virar um projeto. Mas nesse item importante é ser frio na
análise. Se não o arquivo será um depósito de lixo futuro
3. Revisão – será revisto
posteriormente para um banco de dados.
Agora se a sua resposta for
positiva, questione-se se há a possibilidade de fazer em dois minutos. Posso
resolver isso em dois minutos?
1. Sim- haja rápido
2. Não– então você terá que
2.1. Lista de atividades
imediatas
2.2. Lista de projetos
2.3. Delegar a alguém
2.4. Agendar o compromisso
Material necessário para
iniciar a organização
· Lixeira
· Fichário para guardar
itens que vc possa querer fazer alguns dia, são desejos/projetos que você tem,
porém não estão em andamento;
· Arquivo de referência –
que são 43 pastas suspensas (12meses do ano + 31 dias) para maiores detalhes
nesse item acesse aqui está tudo bem explicado;
· Lista de ações imediatas;
· Listas de projetos em
andamento;
· Lista de espera – para
saber quem está fazendo o que vc delegou;
· Agenda de compromissos.
Etapas do GTD:
· coletar (anotar tudo para
ver o que servirá de ação ou referência);
· processar (“é passível de
ação? sim ou não”);
· organizar (arquivar,
delegar, mandar para as listas etc);
· revisar (revisão semanal
das listas para não deixar passar nada em branco);
· fazer (executar seus
projetos com eficiência).
Sabe-se que o método é o
famoso TUDO DE BOM, porém não é nada fácil absorver a metodologia, ser
disciplinado e mudar mesmo de atitude. Em leitura encontrei um artigo bastante
interessante que ajuda a facilitar a adoção da metodologia, vale apena conferir
Uma chamada muito legal que
li no blog Thais foi a seguinte
Capture tudo o que lhe chama
a atenção.
Decida exatamente o que
aquilo significa.
Organize os resultados no
lugar certo.
Revise sempre para dar conta
de tudo.
Faça tudo o que precisa– e
quer – fazer
1ª Fase do GTD – Coletar
Importante aprender a
coletar, o que se chama de caixa de entrada, saber coletar as informações é um
passo fundamental. Você deve fazer da forma que mais lhe adequar melhor.
Existem vários meios tecnológicos, como: Palm, Tablets, Note, etc eu prefiro o
caderno. Utilizo o caderno para entrada de informações, idéias, lembretes,
dicas, anotações diversas, atividades, prioridades, projetos, etc. Dica da
Thais!!!
2ª Fase do GTD – Processar
Após a coleta de informações
o processamento dos dados coletados. Nesse item, faço das palavras da Thais a
minha. Com licença Thais, mas preciso aqui copiar seu parágrafo.
“O Toodledo é um site (e
aplicativo para celular e iPad) que organiza suas tarefas por contexto, pastas,
status, localidade, objetivos de vida etc. Eu já usei MUITAS ferramentas de
to-do lists e posso dizer que, para mim, é a que funciona melhor. O Toodledo
tem três versões: uma free, uma paga e uma que você paga um pouco mais para
funcionalidades como carregar arquivos.”
3ª Fase do GTD– Ação
Mãos a obra!!!ou melhor mão
na massa...e mais uma vez copio a Thais nesse tópico
“Importante: Se uma tarefa
demandar menos de dois minutos para ser realizada, você não precisa sequer
processá-la – execute-a imediatamente. Muitos projetos ficam parados por conta
de gargalos ocasionados por essas pequenas e rápidas tarefas (encaminhar um
e-mail, por exemplo, ou avisar alguém por telefone sobre uma reunião que foi
cancelada). A regra é essa: se demorar menos de dois minutos, faça
imediatamente. Senão, anote no seu caderno e depois processe a tarefa
normalmente como faz com as outras, e ela entrará para a lista de executáveis
de acordo com o contexto e a prioridade. Por que isso é importante?Porque
FREQUENTEMENTE recebemos demandas que temos vontade de executar na hora, mas
elas têm prioridade menor que outras que também precisam ser executadas e
acabam tomando um tempão do nosso dia. Anotar e processar dá um controle maior
das prioridades e garante que você não fique disperso(a) nem perca tempo com
algo que não precisa ser feito naquele momento.”
4ª Fase do GTD – Revisão
A revisão se faz necessária
e é fonte para se viver. Não deixar de checar os projetos, mesmo que
ocasionalmente. O importante é checar sempre. Acho legal checar logo pela
manhã, dá um contexto geral do que deve ser feito naquele dia e se programar
para os próximos.
Vale a pena uma leitura
detalhada
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