7 de mar de 2013

GTD - Mundando pela raiz

Em pesquisas notei que o GTD é abordado por vários escritores como uma técnica assertiva de organização. E como gosto muito do tema e preciso para ser feliz, comecei a estudar mais sobre o assunto.
Observei que vários blogs sobre organização tem como base o GTD de David Allen, que é "o cara". Fiz um compilado montei um arquivo de estudos que poderá ajudar também a muitos. Quero desde já ressaltar que aqui não tem nada criado por mim, e sim objetos de pesquisa de vários artigos.
 
David Allen criou o método “GTD” (abreviação de “Getting Things Done”) que é uma metodologia de organização e produtividade pessoal. A metodologia defende tornar a vida mais eficaz e de uma forma leve, ou seja, sem stress.

 
David Allen escreveu sobre a técnica no livro chamado “A arte de fazer acontecer”. Não somente para um aprofundamento maior sobre a metodologia, mas também para que possa ser proveitoso para cada perfil.
Para saber um pouco mais sobre o assunto vale a leitura clique aqui

 
A todo o momento estamos recebendo tarefas/ atividades, por delegação de supervisão (no trabalho), por atividades domiciliares, pessoais e por aí vão. Sejam por meios virtuais (e-mails/listas de tarefas) ou físicos (bloco de anotações/agendas). Temos que saber processá-los. Isso processamento é a palavra de ordem. O importante é definir se é algo executável ou não. Se a resposta for negativa ela terá apenas um caminho dos três citados:
1. Lixo/ Destralha
2. Arquivo Morto – para quem sabe algum dia virar um projeto. Mas nesse item importante é ser frio na análise. Se não o arquivo será um depósito de lixo futuro
3. Revisão – será revisto posteriormente para um banco de dados.
Agora se a sua resposta for positiva, questione-se se há a possibilidade de fazer em dois minutos. Posso resolver isso em dois minutos?
1. Sim- haja rápido
2. Não– então você terá que
2.1. Lista de atividades imediatas
2.2. Lista de projetos
2.3. Delegar a alguém
2.4. Agendar o compromisso
Material necessário para iniciar a organização
· Lixeira
· Fichário para guardar itens que vc possa querer fazer alguns dia, são desejos/projetos que você tem, porém não estão em andamento;
· Arquivo de referência – que são 43 pastas suspensas (12meses do ano + 31 dias) para maiores detalhes nesse item acesse aqui está tudo bem explicado;
· Lista de ações imediatas;
· Listas de projetos em andamento;
· Lista de espera – para saber quem está fazendo o que vc delegou;
· Agenda de compromissos.
Etapas do GTD:
· coletar (anotar tudo para ver o que servirá de ação ou referência);
· processar (“é passível de ação? sim ou não”);
· organizar (arquivar, delegar, mandar para as listas etc);
· revisar (revisão semanal das listas para não deixar passar nada em branco);
· fazer (executar seus projetos com eficiência).
Sabe-se que o método é o famoso TUDO DE BOM, porém não é nada fácil absorver a metodologia, ser disciplinado e mudar mesmo de atitude. Em leitura encontrei um artigo bastante interessante que ajuda a facilitar a adoção da metodologia, vale apena conferir
Uma chamada muito legal que li no blog Thais foi a seguinte
Capture tudo o que lhe chama a atenção.
Decida exatamente o que aquilo significa.
Organize os resultados no lugar certo.
Revise sempre para dar conta de tudo.
Faça tudo o que precisa– e quer – fazer
1ª Fase do GTD – Coletar
Importante aprender a coletar, o que se chama de caixa de entrada, saber coletar as informações é um passo fundamental. Você deve fazer da forma que mais lhe adequar melhor. Existem vários meios tecnológicos, como: Palm, Tablets, Note, etc eu prefiro o caderno. Utilizo o caderno para entrada de informações, idéias, lembretes, dicas, anotações diversas, atividades, prioridades, projetos, etc. Dica da Thais!!!
 
2ª Fase do GTD – Processar
Após a coleta de informações o processamento dos dados coletados. Nesse item, faço das palavras da Thais a minha. Com licença Thais, mas preciso aqui copiar seu parágrafo.
 
“O Toodledo é um site (e aplicativo para celular e iPad) que organiza suas tarefas por contexto, pastas, status, localidade, objetivos de vida etc. Eu já usei MUITAS ferramentas de to-do lists e posso dizer que, para mim, é a que funciona melhor. O Toodledo tem três versões: uma free, uma paga e uma que você paga um pouco mais para funcionalidades como carregar arquivos.”
 
3ª Fase do GTD– Ação
Mãos a obra!!!ou melhor mão na massa...e mais uma vez copio a Thais nesse tópico

“Importante: Se uma tarefa demandar menos de dois minutos para ser realizada, você não precisa sequer processá-la – execute-a imediatamente. Muitos projetos ficam parados por conta de gargalos ocasionados por essas pequenas e rápidas tarefas (encaminhar um e-mail, por exemplo, ou avisar alguém por telefone sobre uma reunião que foi cancelada). A regra é essa: se demorar menos de dois minutos, faça imediatamente. Senão, anote no seu caderno e depois processe a tarefa normalmente como faz com as outras, e ela entrará para a lista de executáveis de acordo com o contexto e a prioridade. Por que isso é importante?Porque FREQUENTEMENTE recebemos demandas que temos vontade de executar na hora, mas elas têm prioridade menor que outras que também precisam ser executadas e acabam tomando um tempão do nosso dia. Anotar e processar dá um controle maior das prioridades e garante que você não fique disperso(a) nem perca tempo com algo que não precisa ser feito naquele momento.”
 
4ª Fase do GTD – Revisão
A revisão se faz necessária e é fonte para se viver. Não deixar de checar os projetos, mesmo que ocasionalmente. O importante é checar sempre. Acho legal checar logo pela manhã, dá um contexto geral do que deve ser feito naquele dia e se programar para os próximos.
Vale a pena uma leitura detalhada

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